Allmänna villkor för mystery shoppers

HS BRANDS EUROPE

Allmänna villkor för mystery shoppers

Artikel 1. Definitioner

I dessa villkor används ord som börjar med versaler. Dessa ord har den betydelse som anges nedan, oavsett om orden används i singular eller plural.

HS Brands Europe: det privata aktiebolaget HS Brands Europe med säte i Naarden.
Mystery Shopper: den fysiska eller juridiska person som har ställt sig till förfogande för HS Brands Europe för att, på begäran av HS Brands Europe, utföra Mystery Visits, Mystery Calls eller Mystery E-mails.
Mystery Visit: ett besök hos ett företag som utsetts av HS Brands Europe, som Mystery Shopper besöker för att utföra uppgifter som HS Brands Europe har gett, till exempel att köpa produkter eller tjänster, begära information eller lämna in en eller flera klagomål.
Mystery Call: Mystery Shopper ringer ett eller flera samtal till ett företag som utsetts av HS Brands Europe för att föra samtal.
Mystery E-mail: het onderhouden van een e-mailwisseling door Mystery Shopper met een door HS Brands Europe aangewezen bedrijf.

Artikel 2. Allmänt

HS Brands Europe garanterar inte att Mystery Shoppers tjänster alltid kommer att användas.
Om Mystery Shopper har ett momsregistreringsnummer gäller följande:
- a. om Mystery Shopper har anmält till skattemyndigheten att han/hon använder KOR (som gäller från och med den 1 januari 2020) och detta har bekräftats av skattemyndigheten, betraktar HS Brands Europe det utförda arbetet som ett vanligt besök, ingen faktura skickas och betalning sker till det angivna IBAN-numret.
- b. om Mystery Shopper inte använder KOR enligt ovan, utfärdar HS Brands Europe en faktura till Mystery Shopper där det anges att det i detta fall är kunden som har utfärdat fakturan (självfakturering) efter att fakturanummer har fyllts i.
- c. För varje uppdrag som HS Brands Europe har gett Mystery Shopper gäller, utöver dessa villkor, även skattemyndighetens modellavtal med nummer 9015550000-06-2. Parterna har kommit överens om att inte avtala om detta modellavtal separat varje gång, men har härmed kommit överens om att villkoren i modellavtalet är direkt tillämpliga för varje uppdrag som HS Brands Europe tilldelar. Om en bestämmelse i modellavtalet strider mot en bestämmelse i dessa villkor, har bestämmelsen i modellavtalet företräde.
Om Mystery Shopper inte har något momsregistreringsnummer, rapporterar HS Brands Europe regelbundet till skattemyndigheten vilka betalningar HS Brands Europe har gjort till Mystery Shopper via skattemyndighetens dataportalen (IB47). HS Brands Europe utfärdar då ingen faktura. Mystery Shopper är själv ansvarig för att rapportera sina inkomster till skattemyndigheten.
Efter ett Mystery Visit, Mystery Call eller Mystery E-mail kommer HS Brands Europe att betala ut ersättningen till det konto som Mystery Shopper har angett inom fyra (4) till sex (6) veckor efter Mystery Visit, Mystery Call eller Mystery E-mail.
HS Brands Europe ansvarar inte för skador som uppstår under ett Mystery Visit.
Mystery Shopper är inte anställd av HS Brands Europe. Det finns därför inget anställningsförhållande mellan Mystery Shopper och HS Brands Europe.
Dessa villkor regleras av nederländsk lag.

Artikel 3. Behandling av personuppgifter Mystery Shopper

HS Brands Europe behandlar personuppgifter från Mystery Shopper för sin verksamhet. Dessa personuppgifter tillhandahålls av Mystery Shopper vid hans/hennes onlineanmälan och behandlas med omsorg.
HS Brands Europe begär och behandlar endast de (person)uppgifter från Mystery Shopper som är nödvändiga för HS Brands Europes (administrativa, finansiella och skattemässiga) verksamhet, nämligen: namn, adress, telefonnummer, e-postadress och betalningsuppgifter inklusive kontonummer. Den rättsliga grunden på vilken HS Brands Europe behandlar de ovan nämnda uppgifterna är ”fullgörande av avtal” och ”rättslig skyldighet”.
I princip delar HS Brands Europe inte de personuppgifter som avses ovan med tredje part. HS Brands Europe använder dock programvara i vilken dessa personuppgifter behandlas. Vissa av leverantörerna av denna programvara är etablerade utomlands, till exempel i USA, i vilket fall HS Brands Europe ser till att leverantören är Privacy Shield-certifierad eller använder ett EU-modellavtal.
Personuppgifter kommer endast att lämnas ut till tredje part om detta är nödvändigt för utförandet av uppdraget, finansiella och skattemässiga affärsverksamheter, eller om HS Brands Europe är skyldigt att lämna ut sådana uppgifter enligt en lagstadgad skyldighet, administrativ eller rättslig dom.
Mystery shoppers personuppgifter kommer att behandlas under den tid som mystery shoppern arbetar för HS Brands Europe och under ett (1) år efter samarbetets upphörande. Personuppgifter som krävs för finansiell rapportering och skatterapportering kommer att sparas i fem (5) respektive sju (7) år.
Om en Mystery Shopper inte har utfört något arbete under en period av mer än 1 (ett) år och inte loggar in som användare, kommer Mystery Shopperns personuppgifter att förstöras, med undantag för uppgifter som är nödvändiga för HS Brands Europes finansiella och skattemässiga verksamhet, för vilka den lagstadgade lagringstiden som avses i föregående stycke gäller.
Mystery Shopper har rätt att se, korrigera, ändra eller radera sina personuppgifter. Mystery Shopper kan lämna in en begäran om detta till HS Brands Europe, varefter HS Brands Europe behandlar begäran i enlighet med gällande villkor enligt den allmänna dataskyddsförordningen.
HS Brands Europe uppmärksammar härmed Mystery Shopper på hans eller hennes rätt att lämna in ett klagomål till Datainspektionen om HS Brands Europes behandling av personuppgifter om Mystery Shopper anser att det finns skäl för detta.
Endast de personer som är ansvariga för HS Brands Europes verksamhet har tillgång till de personuppgifter som är nödvändiga för utförandet av deras arbete.
Mystery vidtar lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder för att förhindra förlust och olaglig behandling av personuppgifter, med beaktande av arten av de personuppgifter som ska skyddas, riskerna med behandlingen, den tekniska utvecklingen och kostnaderna för genomförandet.
Denna artikel gäller som en integritetspolicy enligt artikel 13 och/eller 14 i den allmänna dataskyddsförordningen.

Artikel 4. Mystery Shoppers skyldigheter

Mystery Shopper är skyldig att utföra Mystery Visits, Mystery Calls eller Mystery E-mails i enlighet med HS Brands Europes instruktioner.
Om Mystery Visit, Mystery Call eller Mystery E-mail inte utförs i enlighet med instruktionerna eller inte utförs fullständigt, har HS Brands Europe rätt att kräva att detta görs. Om detta inte längre är möjligt, är HS Brands Europe inte skyldigt att betala någon ersättning för Mystery Visit, Mystery Call eller Mystery E-mail.
Mystery Shopper är skyldig att rapportera sina observationer till HS Brands Europe inom åtta (8) timmar på det överenskomna sättet.
HS Brands Europe kontrollerar inom 72 (sjuttiotvå) timmar på arbetsdagar om Mystery Shopper har uppfyllt ovanstående skyldighet. Om HS Brands Europe konstaterar att uppgifterna inte är (fullständigt) ifyllda, meddelar HS Brands Europe omedelbart Mystery Shopper detta. I så fall förväntar sig HS Brands Europe ett omedelbart svar från Mystery Shopper. Om Mystery Shopper därefter förblir i dröjsmål, förbehåller sig HS Brands Europe rätten att inte betala någon ersättning till Mystery Shopper. För att säkerställa korrekt kommunikation kontrollerar Mystery Guest också regelbundet sin skräppost.
Mystery Shopper är skyldig att, på egen bekostnad, upprätthålla en adekvat internetanslutning så att han eller hon faktiskt kan uppfylla skyldigheterna enligt artikel 4.3 och 4.4.
Mystery Shopper accepterar inga Mystery Visits, Mystery Calls eller Mystery E-mails som kan leda till intressekonflikter eller skada HS Brands Europes trovärdighet och tillförlitlighet. DETTA INNEBÄR FÖR DETTA ATT MYSTERY SHOPPER INTE PÅ NÅGOT SÄTT ÄR ELLER HAR VARIT DIREKT ELLER INDIREKT KNUTEN TILL DET FÖRETAG SOM MYSTERY SHOPPER BESÖKER, RINGER ELLER MAILAR. Allt detta under straff av en omedelbart förfallbar böter på 10 000 euro (tiotusen euro) per överträdelse, som ska betalas av Mystery Shopper till HS Brands Europe utan rättslig intervention och som inte kan mildras eller kompenseras. Ovanstående påverkar inte HS Brands Europes rätt att kräva skadestånd.
Inom ramen för vad som anges i artikel 2.6 rekommenderas att Mystery Shopper har tecknat och upprätthåller en adekvat försäkring. Till exempel en ansvarsförsäkring (om Mystery Shopper är en privatperson) eller en företagsansvarsförsäkring (om Mystery Shopper är ett företag).
Mystery Shopper är skyldig att hemlighålla all konfidentiell information som han har fått via skriftliga dokument, muntliga uppgifter eller beteenden och som han rimligen kan anta är av konfidentiell karaktär och under inga omständigheter får lämnas ut till tredje part.
Vid brott mot sekretessplikten är Mystery Shopper skyldig att betala en omedelbart förfallbar böter på 2 000 euro (två tusen euro) till HS Brands Europe.
Om och i den mån Mystery Shopper köper varor inom ramen för Mystery Visit, Mystery Call eller Mystery E-mail, ska Mystery Shopper förvara dessa varor som en god husföreståndare och på första begäran, inklusive originalfakturor, returnera dem till HS Brands Europe inom den tidsfrist som HS Brands Europe har fastställt. Om varorna inte returneras inom den angivna tidsfristen är HS Brands Europe inte skyldigt att ersätta inköpskostnaderna.
Mystery Shopper får aldrig olagligt tillägna sig varorna. HS Brands Europe förbehåller sig rätten att anmäla stöld. Detta gäller i synnerhet om varorna har köpts med medel som ställts till förfogande av HS Brands Europe.
Om Mystery Shopper har fått i uppdrag att genomföra ett Mystery Visit, Mystery Call eller Mystery E-mail hos företag inom tobaksbranschen eller alkoholbranschen, ska Mystery Shopper avstå från att uppmuntra till användning av dessa produkter, även om Mystery Shopper måste köpa produkterna inom ramen för uppdraget. Denna artikel gäller även för sektorn för stimulantia eller andra njutningsmedel.

Artikel 5. Mystery Shopper-beteende i samband med Mystery Visit, Mystery Call eller Mystery E-mail.

Mystery Shopper garanterar att han eller hon:

inte kommer att klä sig för uppseendeväckande under ett Mystery Visit;
kommer att uppträda avslappnat under Mystery Visit eller Mystery Call;
kommer att uppträda som en vanlig kund, gäst eller patient under ett Mystery Visit, Mystery Call eller Mystery E-mail;
kommer att utföra Mystery Visit, Mystery Call eller Mystery E-mail med största möjliga omsorg och integritet och kommer att göra sitt yttersta för detta;
inte kommer att göra ovänliga, orättvisa eller subjektiva kommentarer under ett Mystery Visit eller Mystery Call, och att kommentarerna är korrekta och precisa;
inte kommer att begå bedrägeri, till exempel genom att uppträda gentemot HS Brands Europe som om han eller hon har genomfört ett Mystery Visit, Mystery Call eller Mystery E-mail, när så inte är fallet;
utföra alla Mystery Visits, Mystery Calls eller Mystery E-mails inom den period som anges av HS Brands Europe;;
om HS Brands Europe begär det, omedelbart tillhandahålla den begärda informationen eller besvara frågor;
omedelbart informera HS Brands Europe om och i den mån Mystery Visit, Mystery Call eller Mystery E-mail inte kan genomföras (till exempel på grund av sjukdom, om platsen inte kan hittas eller om den filial som ska besökas är stängd).
följa instruktionerna som beskrivs i manualen eller manuset;
förbli artig, hövlig och neutral under alla omständigheter, även om instruktionen innehåller att ”lämna in ett klagomål”;
inte orsakar några incidenter, och om det finns risk för att så sker, omedelbart avbryter Mystery Visit eller Mystery Call och noterar namnet på den berörda medarbetaren;
inte fyller i eventuella frågeformulär synligt i butiken, såvida det inte ingår i manualen eller manuset;
inte på något sätt visa att han eller hon är en Mystery Shopper eller att det rör sig om ett Mystery Visit, Mystery Call eller Mystery E-mail, inte ens om han eller hon blir tillfrågad om detta;
inte på något sätt, direkt eller indirekt, lägga ut information om ett Mystery Visit, Mystery Call eller Mystery E-mail på sociala medier och/eller på internet i allmänhet.
på inget sätt kommer att kontakta uppdragsgivaren till HS Brands Europe (kunden).
alla handlingar som erhållits vid genomförandet av ett Mystery Visit (kvitton, tagna foton, mottagna broschyrer etc.) kommer att sparas i sex (6) månader.

Artikel 6. Sekretess och hantering av (person)uppgifter

Mystery Shopper kommer att vidta alla rimliga åtgärder för att säkerställa sekretessen för information som erhållits eller samlats in om en person, ett företag eller en enhet.
Mystery Shopper erkänner och förstår att integritet är en grundläggande rättighet som omfattas av skydd enligt de mänskliga rättigheterna. Mystery Shopper kommer därför alltid att hantera (person)uppgifter på ett försiktigt sätt och respektera äktheten, integriteten och konfidentialiteten hos de personuppgifter som HS Brands Europe behandlar på uppdrag av sina kunder.
Mystery Shopper förstår att (person)uppgifter enligt definitionen i den allmänna dataskyddsförordningen avser all information om en identifierad eller identifierbar fysisk person.
Mystery Shopper erhåller och samlar in (person)uppgifter på behovsbasis och iakttar högsta noggrannhet vid hantering och behandling av dessa.
Mystery Shopper behandlar (person)uppgifter inom ramen för utförandet av de överenskomna arbeten och tjänster endast på uppdrag och enligt instruktioner från HS Brands Europe och i enlighet med de behandlingsändamål som beskrivs.
Mystery Shopper får inte behandla mer (person)uppgifter än vad som i förväg har fastställts som nödvändigt för utförandet av de överenskomna arbetena.
De uppgifter som erhållits från HS Brands Europe och/eller uppdragsgivaren och som ska behandlas av Mystery Shopper kommer inte att lämnas ut till tredje part av Mystery Shopper, såvida inte HS Brands Europe har gett skriftligt tillstånd, det är nödvändigt för att uppfylla en lagstadgad skyldighet, för att efterkomma en begäran från en myndighet eller för att följa ett domstolsbeslut.
Mystery Shopper får inte behandla (person)uppgifter för andra ändamål än de som beskrivs och/eller instrueras av HS Brands Europe.
Om Mystery Shopper misstänker en säkerhetsincident och/eller dataläckage måste han så snart som möjligt – i alla fall inom 24 timmar – meddela HS Brands Europe. Detta innebär att om Mystery Shopper till exempel förlorar erhållna eller insamlade (person)uppgifter, ska Mystery Shopper så snart som möjligt informera HS Brands Europe och lämna all nödvändig information. Mystery Shopper får inte kommunicera incidenten eller misstanken om ett dataläckage till HS Brands Europes uppdragsgivare eller den personuppgiftsansvarige.
Mystery Shopper iakttar alltid strikt sekretess och skyldigheter kring hantering och behandling av (person)uppgifter enligt denna artikel och gällande sekretesslagstiftning.
Om och i den mån det visar sig att HS Brands Europe måste ingå ett personuppgiftsbiträdesavtal med Mystery Shopper enligt artikel 28 i den allmänna dataskyddsförordningen, samarbetar Mystery Shopper i detta.

Artikel 7. Underlåtenhet att fullgöra skyldigheter

Om och i den mån Mystery Shopper underlåter att fullgöra någon skyldighet, däribland garantier som avses i föregående stycke, kan HS Brands Europe inte längre hållas skyldigt att betala den ersättning som avtalats för Mystery Visit, Mystery Call eller Mystery E-mail.